شما می توانید با یک تنظیم کوچک نرم افزار مدیریت ایمیل خود را به طریقی تغییر دهید تا نسخه ای از ایمیلی که با نرم افزار مدیریت ایمیل خود دریافت می کنید بر روی سرور باقی بماند . حتی این امکان را دارید تا تعیین کنید ایمیلهای دریافت شده برای چند روز روی سرور باقی بماند و بعد از آن پاک شوند. در اینجا روش کار را برای دو نرم افزار Outlook Express و Microsoft Office Outlook بصورت مجزا شرح می دهیم: ۱- در نرم افزار Outlook Express با توجه به اینکه این نرم افزار از ابتدا با تمام نسخه های خانواده ویندوز بوده معمولا بیشتر کاربران برای دریافت ایمیلهای خود از این نرم افزار استفاده می کنند. برای اینکه ایمیلها بعد از دریافت با این نرم افزار از روی هاست حذف نشوند از منوی نرم افزار منوی Tools و بعد از آن Accounts را انتخاب کنید. در پنجره ای که باز می شود سر برگ Mail را انتخاب کنید تا اکانتهای ایمیلی که به اوت لوک معرفی کرده اید نمایش داده شود . سپس یکی از اکانتها را انتخاب کنید و روی Properties کلیک کنید سپس از سربرگ ها روی Advanced کلیک کنید در انتهای صفحه از قسمت تنظیمات Delivery در کنار گزینه Leave a copy of message on server تیک بزنید. همچنین اگر بخواهید بعد از مدتی ایمیل از روی سرور حذف شود می توانید کنار گزینه Remove From server after … days تیک بزنید و تعداد روزهایی که می خواهید پس از آن ایمیلها از روی سرور حذف شود را تعیین کنید. همچنین با تیک زدن در کنار Remove form server when deleted from Deleted Items تعیین می کنید که در صورتی که ایمیلی را حذف کردید و آنرا از باکس Deleted Items اوت لوک حذف کردید آن ایمیل از روی سرور حذف شود. در پایان روی ok کلیک کنید تا تغییرات اعمال شود. ۲- در نرم افزار Microsoft Office Outlook در اینجا روش کار در نرم افزار۲۰۰۳ Microsoft Office Outlook را شرح می دهیم در بقیه نسخه های این نرم افزار هم روش کار مشابه همین است. از منوی Tools گزینه Email Accounts را انتخاب کنید. در پنجره باز شده Veiw or change existing e-mail account را انتخاب کنید و روی Next کلیک کنید تا اکانتهایی که Microsoft Office Outlook معرفی کرده اید نمایش داده شود. سپس یکی را انتخاب کنید و روی change کلیکی کنید. در پنجره باز شده روی More setting کلیک کنید و از پنجره باز شده سربرگ Advanced را انتخاب کنید. در انتهای صفحه از قسمت تنظیمات Delivery در کنار گزینه Leave a copy of message on server تیک بزنید. همچنین اگر بخواهید بعد از مدتی ایمیل از روی سرور حذف شود می توانید کنار گزینه Remove From server after … days تیک بزنید و تعداد روزهایی که می خواهید پس از آن ایمیلها از روی سرور حذف شود را تعیین کنید. همچنین با تیک زدن در کنار Remove form server when deleted from Deleted Items تعیین می کنید که در صورتی که ایمیلی را حذف کردید و آنرا از باکس Deleted Items اوت لوک حذف کردید آن ایمیل از روی سرور حذف شود. در پایان روی ok کلیک کنید تا تغییرات اعمال شود.